Организационный контур форсайт-сессии
Команда форсайт-сессии
С точки зрения организации работы в команде выделяются три позиции:
Предприниматель – тот, кто взаимодействует с внешней средой,
Организатор – тот, кто организует всю работу над сессией,
Технолог – тот, кто проектирует сессию и определяет в какой последовательности будут выполняться такты работы, как они будут выполняться и как будет «упаковываться» материал.
Поэтому первым делом определяется кто займет эти три позиции.
Далее технолог вместе с организатором определяют потребность в модераторах, сборщиках и других участниках команды форсайт-сессии на основе следующей информации:
Количество модераторов как правило соответствует числу рабочих групп, которое зависит от согласованной с заказчиком численности участников, с одной стороны, и проектируемому количеству фокусов внимания на объект форсайта, с другой.
Количество сборщиков зависит от согласованных с заказчиком требований к отчету и сборке.
Например: при отсутствии требований к быстрой сборке сборщики могут в команду не приглашаться, а эта задача ложится на модераторов, которые выполняют ее по окончании сессии.
Например: для ряда сессий выделялся «сборщик презентаций» - человек, который переделывал материал от рабочих групп в презентации в специализированной программе или готовил систему интерактивного голосования.
Наличие и количество администраторов и технических специалистов зависит от объема организационных задач помимо собственно ведения форсайт-сессии (например: регистрация участников).
Наличие игропрактиков зависит от наличия задач по игрофикации среды, пространства, в которых работают группы. Это бывает необходимо на длинных сессиях (более 2 дней), что резко повышает плотность коммуникации (и впрямую влияет на результат), а также помогает участникам расслабиться, отдохнуть, переключиться в перерывах между тактами работы в группе.
С командой форсайт сессии важно проговорить состав задач, объем времени, который под них выделился, специфические требования заказчика, контекст в котором проводится сессия, требования к результату, требования к процессу, специфические требования к сборке и другие вопросы.
В случае, если команда не превышает 10 человек, она часто в полном составе привлекается к проектированию сессии. В случае больших команд – проектирование осуществляется малой группой, а для команды проводится предварительная встреча по подготовке к работе.
Проектирование RF-сессии
Проектирование сессии заключается в определении процесса проведения работ, с тем чтобы получить необходимый продукт, в тех организационных условиях, которые согласованы с заказчиком.
определяется объект работы, подтверждает понимание каждого модератора групп аспектов объекта (предмета).
Ведущий и модераторы сессии заранее анализируют предмет работы и вводят деление предмета по тому или иному основанию: по типу деятельности, по типу ресурса (технологии, сырье и материалы, кадры), по пользовательскому сценарию (физическое лицо, корпоративный клиент) и т.д. В этом случае конкретная отдельная группа имеет дело с частью предмета сессии в целом, что задает её фокус внимания.
принимается решение о том, какой сценарий проведения сессии будет использован (последовательность тактов), а также задач и ожидаемых результатов каждого такта
-
определяется вариант входа в работу:
классический формат с пустой картой, все содержание которой группа создает с нуля.
формат стандартной верификации, который подразумевает работу с готовой картой (или только готовыми трендами), в ходе которой участники добавляют или убирают сущности на частично собранной карте.
формат упрощенной верификации, который подразумевает работу участников с готовыми, полностью собранными картами, в ходе которой участники обсуждают карту и вносят дополнительные предложения и/или осуществляют «проекцию» карты на свою, отличную от исходной или являющуюся ее частным случаем, предметную область.
проговариваются ключевые (стартовые тренды) по группам (что особенно важно в тех случаях, когда тема форсайта является полностью новой хотя бы для части модераторов), распределяются готовые карты для верификационных групп, собранные в предыдущих сессиях или в ходе аналитической работы (в зависимости от типа верификационной сессии).
определяется время, выделяемое на каждый такт работы, что зависит от требований к продукту и общего времени, выделенного на работу.
определяется набор схем и моделей, которые будут использованы для анализа объекта форсайта.
разрабатываются или выбираются необходимые дополнительные шаблоны для работы с содержанием.
Например: пустографка для оформления проекта изменений.
проговариваются особенности состава участников и подходы к работе с ними, чтобы спрогнозировать основные риски, связанные с особенностями референтных групп
Например, если в сессии участвуют журналисты, есть риск долгих беспредметных обсуждений; если участие в сессии принимают не эксперты по теме, а эксперты общего профиля – есть риск недостатка содержания, который может быть минимизирован взятием модератором экспертной позиции и др.
Дополнительно могут обсуждаться и другие вопросы необходимые для проведения сессии: способ деления участников на группы, другие организационные вопросы.
Для команды сессии ставится задача на изучение области (объекта) форсайта.
Если предполагается что могут быть перестройки на ходу (например, неизвестно в точности, сколько участников будет, какие именно темы будут заявлены, будут ли экспертные выступления и как именно может измениться тайминг), то заранее планируются принципы реагирования на изменения плана.
Подбор участников форсайт-сессии
Качественный состав участников является во многом залогом достижения качественных результатов в ходе сессии.
Важно приглашать людей, которые обладают одновременно двумя характеристиками:
обладают экспертизой в области проведения форсайта.
лично заинтересованы в изменениях (видят проблемы, не удовлетворены существующим положением, видят барьеры).
готовы к работе в коллективном фрмате.
Источниками для составления списка потенциальных участников выступают:
Информация от заказчика и дружественных организаций.
Поиск по открытым источникам – эксперты по теме, авторы публикаций.
Руководители организаций (компаний, общественных организаций, сообществ практики), работающих в тематике проведения форсайта.
Руководители учреждений регуляторов и надзорных органов.
Представители смежных отраслей, рынков, сфер деятельности, способных внести дополнительные представления, взгляды, фокусы внимания.
В практике территориальных форсайтов часто используется открытое приглашение местных жителей через объявления в местных средствах массовой информации. Часто приглашаемые участники в свою очередь могут рекомендовать своих коллег, соответствующих
Пространство для форсайт-сессии
Рабочее место для проведения пленарных обсуждений должно включать:
Пространство для размещения, презентации результатов работы групп.
Пространство для ведущего.
Пространство для участников.
Пространство для модераторов и сборщиков, выделенное таким образом, чтобы они не мешали участникам, но при этом могли получить представление о работе других групп.
Рабочее место группы состоит из:
Стены для крепления карты будущего.
Рабочего пространства модератора.
Рабочего пространства сборщика.
Рабочего пространства группы.
Рабочих мест других участников работы, если такие предусмотрены (второй модератор, наблюдатель и т.д.).
К рабочему месту должен быть свободный доступ каждого участника, на случай если кому-то будет необходимо выйти из аудитории, чтобы при этом не прерывалась работа всей группы.
Организатор форсайт-сессии должен позаботится о том, чтобы помещение было достаточно освещено, проветриваемо или кондиционировано, а для участников были предусмотрены питьевая вода. Комфорт при проведении работы важен и впрямую влияет на результаты, так как участников ничто не отвлекает и не побуждает отвлекаться.
Подготовка аудитории к работе группы
Модератор и сборщик готовят (или проверяют наличие) всего необходимого в месте, отведенном для групповой работы:
готовят комплект карточек в необходимом количестве (в идеале – сделать дополнительно увеличенные демонстрационные карточки формата А4 в цвете или нарисовать на флипчарте).
Для работы одной группы стандартной численности потребуется примерно 60 карточек «тренд», по 40 карточек «угроза», «возможность» и по 30 карточек «формат», «технология», «событие».
размещают карту будущего в рабочем пространстве и дополнительный флип-чарт,
Карта должна быть напечатана или нарисована от руки ярко, чётко, понятно. На карте должен быть заголовок (название группы) и линии, отмечающие временные горизонты.
При невозможности разместить карту на стене могут быть использованы 3-4 флипчарта, поставленные рядом.
подготавливают набор канцтоваров: 1-2 комплекта маркеров, канцелярский пластилин «gum fix», бумажный скотч, листы для флипчарта, post-it; бумага А4 и ручки для участников, этикет лента.
готовят дополнительные визуальные материалы (инфографика, схемы, аналитические данные, графики), которые могут понадобиться.
проверяют работоспособность техники – компьютер, диктофон, фотоаппарат - подключение к электросети, достаточность аккумулятора, емкости памяти, подключение к сети wifi.
Кроме этого, модератор и сборщик расставляют в аудитории стулья и делают другую необходимую подготовку, чтобы организовать пространство максимально удобно для групповой работы и обсуждений.
Организация работы с результатами сессии
С самого начала команда форсайт сессии обсуждает с заказчиком дальнейшие шаги, связанные с усвоением продукта форсайт сессии, и своё участие в этой работе.
Формами такого сотрудничества и сопровождения могут быть:
договоренность о проведении промежуточных сессий верификации результатов.
модерация рабочих групп, созданных для проработки проектов изменений или детализации дорожных карт.
координационная, организационная и методическая поддержка рабочих групп по проведению изменений (в т.ч. оснащение таких групп инструментами работы с содержанием, инструментами групповой коммуникации, содействие в расширении численности участников).
вхождение в качестве экспертов в состав рабочих групп по проведению изменений, проведению аналитики и других работ.
проведение обучения участников сессии модерации, управлению групповой динамики, координации работы большого количества заинтересованных лиц.
выступление в качестве полноценного партнера, актора в реализации проекта изменений.
Практика показала, что продолжение сотрудничества с командой форсайт сессии выгодно для заказчика и всех заинтересованных сторон, так как команда обеспечивает удержание фокуса внимания всех участников на проектах изменений (не позволяет рутине отодвинуть их реализацию), и ускоряет реализацию за счет подбора комбинации инструментов работы с будущим и способов коммуникации.
|
