|
Федеральное агентство связи
|
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича»
|
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
|
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
|
|
|
УТВЕРЖДЕНА
приказом СПбГУТ
от «08» 06 2016 г. № 316
|
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ
экз. №_1_
Редакция _2_
Санкт-Петербург
2016
1 Область применения
1.1 Настоящая инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов (далее – Инструкция) устанавливает единую систему формирования личных дел, порядок подготовки, оформления и хранения документов, входящих в личное дело, и первичной документации студентов университета (далее студентов).
1.2 Инструкция обязательна к применению в структурных подразделениях университета: приемной комиссии, деканатах факультетов, студенческом отделе кадров университета.
2 Нормативные ссылки
Настоящая инструкция разработана с учетом требований следующих правовых и нормативных документов:
Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Приказа Минобрнауки России от 13.02.2014 г. № 112 «Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов»;
Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
Устава ФГБОУ ВО «СПбГУТ»;
Правил приема в СПбГУТ на соответствующий учебный год, утвержденных приказом ректора;
3 Термины, определения и сокращения
В настоящей Инструкции применены следующие термины с соответствующими определениями:
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
личное дело – совокупность исполненных документов конкретного студента за весь период обучения в университете, оформленных надлежащим способом;
обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, распространение, уничтожение персональных данных;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
первичное оформление личного дела – обработка персональных данных граждан, поступающих в университет, производимая приемной комиссией/деканатом и предусматривающая оформление титульного листа личного дела, вложение в него документов граждан;
персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное положение, образование, профессия, другая информация;
полное оформление личного дела – действия (операции), производимые студенческим отделом кадров в отношении документов по личному составу долговременного (75 лет) хранения и предусматривающее их соответствующее оформление и передачу на хранение в архив университета;
студент – лицо, в установленном порядке зачисленное в высшее учебное заведение для обучения;
формирование личного дела – группировка исполненных документов в состав личного дела студенческим отделом кадров в течение всего периода обучения в хронологическом порядке по мере их поступления.
В настоящей инструкции используются следующие сокращения:
СПбГУТ – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича»
ОАСУ – отдел автоматизированных систем управления
ГЭК – государственная экзаменационная комиссия;
СОК – студенческий отдел кадров;
РФ – Российская Федерация;
УЛК - учебная (личная) карточка.
4 Общие положения
4.1 Формирование и хранение документов, входящих в состав личного дела студентов, осуществляет студенческий отдел кадров.
4.2 Ответственность за своевременное и качественное оформление и сохранность документов в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, возлагается на работников университета, выполняющих эту работу.
4.3 Контроль за исполнением требований Инструкции возлагается на деканов факультетов, ответственного секретаря приемной комиссии и начальника СОК.
4.4 Содержание личного дела студента относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Доступ к личным делам имеют работники приемной комиссии, деканатов, студенческого отдела кадров, а также ректор, проректор по учебной работе и работники юридического отдела. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией ректора, проректора по учебной работе.
5 Первичное формирование личных дел студентов
5.1 Личные дела подлежат первичному оформлению при подаче гражданином документов в приемную комиссию/деканат факультета и полному – по завершении освоения образовательной программы студентом.
5.2 Личные дела зачисленных на первый курс студентов передаются приемной комиссией в студенческий отдел кадров не позднее 14 дней после выхода приказов о зачислении по акту приема-передачи (приложение 1).
При несовпадении фамилии (имени, отчества) в заявлении о приеме и представленном документе об образовании абитуриента в акте приема-передачи указываются обе фамилии (имени, отчества) и в личное дело подшивается документ, подтверждающий перемену фамилии (имени, отчества).
5.3 При зачислении студента переводом из другого вуза для продолжения обучения на второй и последующие курсы личное дело и документы о предыдущем образовании передаются деканатом факультета в СОК по акту приема-передачи не позднее 14 дней со дня издания приказа о зачислении.
5.4 Титульный лист личного дела абитуриента оформляется приемной комиссией/деканатом факультета (приложение 2) с проставлением даты начала формирования личного дела (соответствует содержанию приказа о зачислении).
5.5 Личное дело на момент передачи из приемной комиссии/деканата факультета в СОК содержит документы, необходимые для поступления:
заявление о приеме в университет;
согласие на обработку персональных данных;
копия паспорта РФ;
документ об образовании (для студентов, обучающихся за счет средств Федерального бюджета);
копия документа об образовании, на основании которого студент был зачислен в университет;
заявление о согласии на зачисление по копии документа об образовании;
результаты внутренних вступительных испытаний (при их наличии) и экзаменационный лист;
документы, связанные с апелляцией;
копия договора на оказание платных образовательных услуг в сфере образования (для студентов, поступивших на внебюджетную форму обучения);
справка установленного вузом образца (оригинал и копия) для студентов, зачисленных в порядке перевода из другого вуза для продолжения обучения на второй и последующие курсы;
копия документа о перемене фамилии, имени, отчества (при несовпадении данных абитуриента в заявлении о приеме и представленном документе об образовании);
копии документов, подтверждающие особые права при поступлении в университет, установленные законодательством РФ;
сведения об индивидуальных достижениях;
обязательство сообщать в СОК и деканат об изменениях в личных данных (смена фамилии, имени, отчества, о получении второго высшего образования) в течение 3-х дней (приложение № 6);
выписка из приказа о зачислении на 1 курс ( второй или последующие курсы).
Копии всех документов должны быть заверены. Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на свободном месте под текстом оформляется реквизит, включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно
Должность работника деканата подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Допускается копию документа заверять специальным штампом подразделения.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии ____ л.» либо заверяется каждый лист многостраничной копии документа.
5.6 Документы в личном деле студента располагаются в хронологической последовательности.
5.7 Работники приемной комиссии заполняют базу данных абитуриентов и вносят данные приказов о зачислении студентов в общевузовскую базу ;
5.8 Информацию о студентах, зачисленных в порядке перевода для продолжения обучения на второй и последующий курсы, в общевузовскую базу данных вносят работники факультетов.
5.9 После зачисления студентов формирование базы данных продолжают работники деканатов факультетов.
5.10 Работники приемной комиссии/деканатов факультетов/ОАСУ несут персональную ответственность за достоверность и полноту сведений, внесенных в базу данных студентов.
6 Формирование личных дел студентов в период обучения
6.1 При восстановлении или переводе студента на другую специальность/направление подготовки или факультет внутри университета, а также при переводе студента с внебюджетной на бюджетную форму обучения продолжается ведение ранее сформированного личного дела и первичной студенческой документации.
6.2 При повторном поступлении и зачислении студента на бюджетное место ранее оформленное личное дело студента, отчисленного с внебюджетной формы обучения и вновь сформированное не объединяются, первичная студенческая документация оформляется вновь.
6.3 В период освоения образовательной программы личные дела и оригиналы документов о предыдущем образовании студентов хранятся в студенческом отделе кадров.
6.4 После выхода приказов по студенческой группе, в базе данных формируются выписки полностью соответствующие приказам и вкладываются в личное дело:
о смене фамилии/имени;
о предоставлении академического отпуска/возвращении из академический отпуск;
об отчислении;
о восстановлении;
о переводе на другой факультет со сменой образовательной программы;
о смене образовательной программы;
об освоении дополнительной образовательной программы;
о поощрениях и взысканиях;
об окончании обучения и выдаче документов об образовании и о квалификации.
Выписка из приказа подписывается работником СОК и заверяется печатью отдела. Аббревиатурные сокращения не допускаются.
Вместе с выпиской из приказа в дело вкладываются документы, являющиеся основанием для издания приказа: личное заявление студента с визами; копии документов, заверенные работником деканата факультета в установленном порядке (свидетельство о перемене фамилии/имени); медицинская справка, представление и др.
6.5 В случае утраты/порчи личного дела студента составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
6.6 Дубликаты документов (диплома, приложения к нему, зачетной книжки, академической справки, студенческого билета) выдаются взамен утраченных/испорченных на основании приказа ректора и письменного заявления студента/выпускника.
7 Порядок заполнения первичной студенческой документации
7.1 Зачетная книжка и студенческий билет оформляются деканатом факультета на основании приказов о зачислении в соответствии с локальной нормативной документацией университета.
7.2 Учебная (личная) карточка формируется деканатом факультета на каждого студента и ведется в электронном виде в базе данных.
7.3 В УЛК вносятся следующие данные:
общие сведения о студенте (фамилия, имя, отчество, дата рождения, предыдущий документ об образовании, адрес места жительства);
данные приказов о зачислении, о переводах на следующий курс, об отчислении, о восстановлении, о предоставлении академического отпуска и выходе из него, о смене фамилии/имени, о допусках к ГЭК, о завершении обучения и выдаче документа об образовании и о квалификации, о поощрениях и взысканиях;
сведения о родителях (для студентов очной формы обучения);
изученные предметы с проставлением количества часов/зачетных единиц и оценок, полученных на экзаменах и зачетах;
сведения о практиках с указанием оценки;
темы курсовых работ с указанием оценки и даты сдачи;
наименование государственного экзамена с указанием даты, номера протокола и оценки;
вид и тема выпускной квалификационной работы с указанием оценки;
квалификация по специальности/направлению подготовки, присвоенная ГЭК с указанием номера протокола и даты.
При заполнении УЛК названия предметов пишутся полностью, без сокращений. Количество часов/зачетных единиц указывается в соответствии с учебным планом образовательной программы. Перезачтенные или переаттестованные дисциплины помечаются «*», ниже делается запись о распоряжении деканата по этому поводу с указанием номера и даты.
Данные, внесенные в УЛК, заверяются подписью декана факультета и печатью факультета.
В случае отчисления студента до окончания первого семестра и не аттестованного ни по одной дисциплине в УЛК работником деканата делается запись «Аттестацию не проходил» или «К занятиям не приступал», ставятся дата, подпись декана факультета и печать факультета.
7.4 После отчисления студента из университета УЛК распечатывается и передается в СОК в недельный срок с момента выхода приказа.
8 Формирование личных дел отчисленных студентов
8.1 При отчислении из СПбГУТ в личное дело вкладываются:
-выписка из приказа об отчислении и основания к нему;
-копия документа об образовании, полученного в СПбГУТ и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием обучения), в случае получения документа о высшем образовании не лично владельцем документа, а иным лицом, в личное дело помещается доверенность на это лицо, заверенная в установленном порядке (нотариально или заверенная в соответствии с приложением № 5 ) ; при переводе в другой вуз – выписка из приказа об отчислении в связи с переводом в другой вуз, заверенная в установленном порядке;
- обходной лист ;
- зачетная книжка и студенческий билет, если они были утрачены, то деканат выписывает дубликат студенческого билета и зачетной книжки с полным восстановлением всех записей.
8.2 Справка об обучении (образовании), установленного университетом образца (академическая справка) выдается отчисленным студентам, а также продолжающим обучение студентам, по их письменному заявлению.
8.3 Личные дела отчисленных студентов, студентов отчисленных в связи с переводом в другой вуз и студентов, окончивших университет, хранятся в СОК в течение 5 лет, затем подлежат передаче в архив университета для дальнейшего хранения в установленном порядке.
9 Порядок выдачи документов
9.1 Оригиналы документов о предыдущем образовании студентов хранятся в СОК в течение всего срока обучения. Основанием для выдачи этих документов является приказ ректора об отчислении.
9.2 Документы об образовании и о квалификации выдаются в СОК при предъявлении паспорта Российской Федерации или другого документа удостоверяющего личность и полностью подписанного обходного листа (образец в приказе ректора № 574 от 21.12.2015 г.). Документы выдаются лично владельцу или другому лицу по доверенности заверенной в установленном в университете порядке после проставления подписи в журнале в их получении. Доверенность хранится в личном деле отчисленного студента.
10 Подготовка и передача личных дел в архив
10.1 Личные дела отчисленных студентов относятся к документам по личному составу и передаются в архив по описям в соответствии с утвержденным графиком.
10.2 Полному оформлению подлежат личные дела студентов, завершивших обучение в университете, и отчисленных студентов.
10.3 Полное оформление личного дела предусматривает:
нумерацию листов в деле;
прошив дела;
проставление крайних дат дела и количества листов на обложке дела.
Крайними датами дела являются даты издания приказов о зачислении и отчислении студента.
10.4 Документы в деле располагаются в логико-хронологической последовательности. При полном оформлении личных дел допускается изъятие документов, не имеющих большую значимость.
10.5 Титульный лист личного дела и лист-заверитель не нумеруются.
Приложение № 1
Форма акта передачи личных дел и документов зачисленных на первый курс студентов
СПбГУТ
_____________________ факультет
Акт №_____
«___»___________201__ г.
Приемная комиссия передает в студенческий отдел кадров личные дела и документы об образовании студентов, поступивших на первый курс Радиотехнического факультета по очной бюджетной (контрактной) форме обучения:
№
|
ФИО
|
Аттестат/Диплом
|
Заверенная копия аттестата/диплома
|
Номер и дата приказа о зачислении
|
1
|
Иванов Иван Иванович
|
+
|
+
|
|
Сдал*: Подпись И.О. Фамилия
Принял: Подпись И.О. Фамилия
* Указывается фамилия работника приёмной комиссии, непосредственно передающего личные дела и документы в СОК.
Приложение 2
Форма акта передачи личных дел и документов отчисленных в связи с окончанием обучения
СПбГУТ
Радиотехнический факультет
Акт №_____
«___»___________201__ г.
Деканат передает в студенческий отдел кадров УЛК и документы студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения:
№
|
ФИО
|
Учебная (личная) карточка
|
Приложение к диплому
|
Копия приложения к диплому
|
Лист согласования
|
|
|
|
|
|
|
Сдал*: Подпись И.О. Фамилия
Принял: Подпись И.О. Фамилия
* Указывается фамилия работника приёмной комиссии, непосредственно передающего личные дела и документы в СОК.
Приложение 3
Форма титульного листа дела
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ
ИМ. ПРОФ. М.А. БОНЧ-БРУЕВИЧА»
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
ДЕЛО № 48-08*/ 027**
________________________________
__Зайцева______________________
(Фамилия)
___Ольга_______________________
(Имя)
___Александровна___________________
(Отчество)
Факультет _____________________________________
Специальность/направление подготовки _ _____________
Начато* 01_сентября____ 20 16_ г. Пр. № __________ от __________________
Окончено** ___________ 20____ г. Пр. № __________от __________________
На** _____________ листах
Хранить**_______________ лет
* заполняется приемной комиссией
** заполняется студенческим отделом кадров
-
-
-
-
-
-
Страница
|
|
из
|
|
Личное дело № 100000000, Иванов Иван Иванович
|
|
|
|
|
|
Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича
|
Факультет
|
|
Специальность
|
|
Группа
|
|
Учебная карточка студента
(форма обучения)
|
Контракт/Бюджет
|
|
Личное дело №
|
|
1.
|
ФИО
|
|
2.
|
Дата рождения
|
|
3.
|
Место рождения
|
|
4.
|
Национальность
|
|
Гражданство
|
|
5.
|
Паспорт: серия
|
|
номер
|
|
дата выдачи
|
|
кем выдан
|
|
6.1.
|
Что окончил(а)
|
|
|
год окончания
|
|
6.2.
|
Предыдущий документ образовании
(наименование, серия, номер, дата выдачи)
|
|
7.1.
|
Семейное положение
|
|
7.2.
|
Сведения о родителях (ФИО, место работы, должность, телефон)
|
8.1.
|
Адрес регистрации
|
|
8.2.
|
Адрес проживания
|
|
8.3.
|
Телефон
|
|
моб.тел.
|
|
email
|
|
9.
|
Зачислен(а) в вуз, приказ №
|
|
10.
|
Перерыв в академической учебе
|
|
Курс
|
Номер и дата приказа
|
Содержание
|
|
|
|
|
11.
|
Прочие приказы
|
|
Курс
|
Номер и дата приказа
|
Содержание
|
|
|
|
|
Приложение 4
Форма учебной (личной) карточки
Страница
|
|
из
|
|
Личное дело № 100000000, Иванов Иван Иванович
|
|
|
|
|
|
Курс
|
Семестр
|
Наименование учебных дисциплин и практик
|
Кол-во часов по уч. плану
|
Оценка
|
Дата сдачи экзамена (зачета),
номер ведомости
|
Экз.
|
Зачет
|
|
|
|
|
|
|
|
11.
|
Прочие приказы
|
|
Курс
|
Номер и дата приказа
|
Содержание
|
|
|
|
|
Учебный план выполнен полностью. Иванов Иван Иванович допущен к итоговой государственной аттестации.
Приказ № ________ от __________________
Страница
|
|
из
|
|
Личное дело № 100000000, Иванов Иван Иванович
|
|
|
|
|
|
12.
|
Государственные экзамены (если есть по учебному плану)
|
№
|
Наименование дисциплины
|
Дата и № протокола ГЭК
|
Оценка
|
|
|
|
|
13. Сдано за срок обучения в университете предметов:
|
Всего 00 (100%) из них:
|
«отлично» 0 – 100%
|
«хорошо» 0 – 100%
|
«удовлетворительно» 0 – 100%
|
Декан факультета _______________________
|
(подпись)
|
14. Выпускная квалификационная работа выполнена на тему:
|
По кафедре:
|
Руководитель:
|
Консультант(ы):
|
Рецензент:
|
Срок защиты отсрочен до: «___» _________________ 20____ г.
|
Причина: ____________________________________________________
|
Приказ № _______ от «___» _________________ 20____ г.
|
И защищен с оценкой: ____________________________________________________
|
15. Решением Государственной Экзаменационной Комиссии ( № ______ от «___» _____________ 20____г.)
|
|
Декан факультета (название факультета) _______________________ /Ф.И.О./
|
(подпись)
|
Приложение № 5
ДОВЕРЕННОСТЬ № __________
Я, _______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
документ, удостоверяющий личность: серия ________________ № ____________________
выдан ________________________________________________________________________
(орган выдавший документ)
_____________________________________________________________________________
дата выдачи документа _____________________________
доверяю получение следующих документов:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Ф.И.О. получателя ____________________________________________________________
Документ, удостоверяющий личность получателя: серия ________________
№ ___________________
Выдан _______________________________________________________________________
(орган выдавший документ)
_______________________________________________________________________________________________________
Дата выдачи документа _________________________________________________________
______________________ ____________________
(подпись доверителя) (расшифровка подписи)
______________________________
(дата)
Начальник АКУ __________________________ (А.П. Зверев)
Декан ф-та ____ __________________________ ( Ф.И.О. декана)
Приложение № 6
Я, __________________________________________________, обязуюсь
сообщать в деканат и студенческий отдел кадров об изменениях в личных данных (перемена фамилии, имени, отчества, паспорта, о получении второго высшего образования).
____________________
(Подпись)
|
