ИНСТРУКЦИЯ
о порядке оформления и предоставления отчетности по реализации проекта,
ставшего победителем Всероссийского конкурса молодёжных проектов 2016 года
-
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Отчет о реализации проекта оформляется в электронном виде и подается на имя Руководителя Федерального агентства по делам молодёжи в соответствии с Приложениями № 1-4 к настоящей Инструкции.
Электронная версия отчета отправляется на адрес электронной почты: rosmolproject@mail.ru. В теме письма необходимо указать: «ВКМП 2016. 1/2 этап. Ф.И.О. Субъект РФ» (имя и отчество, а так же регион, указываются сокращённо). Документы необходимо высылать в заархивированной папке в формате RAR или ZIP.
Итоговый отчет о реализации проекта предоставляется Грантополучателем
не позднее 1 октября 2017 года (включительно), в случае завершения реализации проекта позже обозначенного срока – представить промежуточный отчет о ходе реализации проекта.
В случае внесения изменений в проект, поданный для участия в Конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), по объективным причинам (сумма гранта меньше запрашиваемой, деньги поступили на счет с опозданием и т.д.) к отчету приложить сопроводительное письмо с разъяснением ситуации и измененными данными проекта.
Все предоставляемые в отчете документы, подтверждающие факт осуществления расходных операций должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и рекомендациям настоящей Инструкции.
Отчетность о реализации проекта включает в себя следующие обязательные формы документов:
- отчет о реализации проекта (аналитическая часть);
- отчет о выполнении календарного плана;
- финансовый отчет;
- отчет о выходе материалов в СМИ.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
Порядок оформления аналитической части отчета
Аналитическая часть отчета о реализации проекта (Приложение № 1 к настоящей Инструкции) состоит из титульного листа и описания комплекса мероприятий.
На титульном листе указывается:
- наименование проекта;
- номинация, на которую номинировался проект;
- фамилия, имя и отчество руководителя проекта;
- контактные данные (телефон, адрес электронной почты);
- размер предоставленной суммы гранта;
- срок реализации проекта;
- отчетный период.
Аналитическая часть отчета должна содержать:
- содержание проделанной работы;
- описание мероприятий, проведенных за отчетный период;
- основные результаты за период (количественные и качественные);
- значимость полученных результатов и области их применения;
- наличие и характер незапланированных результатов;
- оценка успешности проекта;
- проблемы, возникшие в ходе реализации проекта;
- общие выводы по реализации проекта;
- дополнительная информация.
Порядок оформления отчета о выполнении календарного плана
Отчет о выполнении календарного плана проекта (Приложение № 2 к настоящей Инструкции) предоставляется в табличной форме, содержащей следующие разделы (графы):
- порядковый номер мероприятия;
- наименование мероприятия;
- срок реализации мероприятия, согласно календарному плану;
- фактические сроки реализации мероприятии;
- полученные результаты (количественные и качественные).
В отчете отражаются все запланированные и проведенные мероприятия. Если какое-либо мероприятие было запланировано, но не проведено, оно в обязательном порядке указывается в отчете. В этом случае в графе «Сроки реализации (план)» указывается «Не проведено». В строке «Примечание» (под таблицей) пишется обоснование причин, по которым то или иное мероприятие не было проведено.
Порядок оформления финансового отчета
Финансовый отчет (Приложение № 3 к настоящей Инструкции) содержит исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период, а заключительный отчет - копии всех финансовых документов, подтверждающих произведенные расходы.
Расходы денежных средств на реализацию проекта подтверждаются:
- при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, накладная или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;
- при оплате труда привлеченных специалистов: расчетно-платежная ведомость и табель учета рабочего времени привлекаемых работников, контракт (договор);
- при оплате командировочных расходов: расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, билеты (документы об оплате транспортных расходов), счета об оплате гостиницы (командировочные расходы должны возмещаться строгом соответствии с действующими нормами возмещения командировочных расходов).
Финансовый отчет оформляется в табличной форме и содержит следующую информацию:
- порядковый номер статьи расходов;
- наименование статьи расходов;
- запланированная стоимость в валюте РФ;
- фактическая стоимость в валюте РФ;
- наименование подтверждающего документа.
К отчету Грантополучатель прикладывает копии всех финансовых документов (товарные и кассовые чеки, накладные, договоры, билеты и иные документы, подтверждающие факт расходования денежных средств).
Порядок оформления отчета о выходе материалов в средствах массовой информации
Отчет о выходе материалов в печатных и электронных средствах массовой информации, сети Интернет (Приложение № 4 к настоящей Инструкции) оформляется в табличной форме и содержит следующую информацию:
- порядковый номер;
- наименование средства массовой информации;
- характеристика СМИ;
- дата выхода материала;
- гиперссылка (для электронных СМИ) или ссылка на приложение (для печатных СМИ).
В графе «Характеристика СМИ» указываются детальные характеристики СМИ (наименование вида СМИ, частота выхода, форма собственности, тираж, объем печатных полос, тематика, форма распространения).
Пример: «Газета «Ивановские новости», еженедельная, форма собственности – частная, тираж – 100 000 экземпляров, объем – 24 печатных полосы, тематика – общественно-политическая, форма распространения – розничная продажа и подписка».
К отчету прилагаются материалы и документы, подтверждающие факт выхода материала:
- для печатных СМИ подтверждающим документом является светокопия газетной (журнальной) полосы с материалом о проекте, на которой должны просматриваться выходные данные номера (наименование СМИ, номер выпуска, дата выхода, номер страницы). Кроме того, прикладывается ксерокопия страницы, содержащей сведения об издании (учредитель, издатель, редактор, тираж);
- для Интернет-сайтов и социальных сетей подтверждающим документом является копия страницы (скриншот) и гиперактивная ссылка на соответствующий материал;
- для телевизионных СМИ – запись сюжета или гиперссылка на версию телевизионного материала в сети Интернет.
Приложения к настоящей Инструкции:
Приложение № 1 – Аналитический отчет о реализации проекта.
Приложение № 2 - Отчет о выполнении календарного плана.
Приложение № 3 - Финансовый отчет.
Приложение № 4 - Отчет о выходе материалов в СМИ.
Приложение № 1
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчетности
ОТЧЕТ
о реализации проекта-победителя Всероссийского конкурса молодёжных проектов 2016 года
Титульный лист
Наименование проекта:
|
|
|
|
Номинация:
|
|
|
|
ФИО руководителя проекта:
|
|
|
|
Телефон, E-mail:
|
|
|
|
Номер и дата Соглашения:
|
|
|
|
Размер предоставленной суммы:
|
|
|
|
Сроки реализации проекта:
|
|
|
|
Отчетный период:
|
|
Аналитическая часть отчета
1
|
Содержание проделанной работы:
|
|
|
|
|
2
|
Описание мероприятий проведенных за отчетный период:
|
|
|
|
|
3
|
Основные результаты за период (количественные и качественные показатели):
|
|
|
|
|
4
|
Значимость полученных результатов и области их
применения:
|
|
|
|
|
5
|
Наличие и характер незапланированных результатов:
|
|
|
|
|
6
|
Оценка успешности проекта:
|
|
|
|
|
7
|
Проблемы, возникшие в ходе реализации проекта:
|
|
|
|
|
8
|
Общие выводы по проекту:
|
|
|
|
|
9
|
Дополнительная информация:
|
|
Руководитель проекта
|
|
|
|
|
ФИО
|
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
Дата
|
|
|
|
Приложение № 2
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчетности
ОТЧЕТ
о выполнении календарного плана
|
«
|
|
»
|
|
(наименование проекта)
|
|
№ п/п
|
Мероприятие
|
Сроки исполнения (план)
|
Сроки исполнения (факт)
|
Достигнутые результаты
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
Примечание:
Руководитель проекта
|
|
|
|
|
ФИО
|
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
Дата
|
|
|
|
Приложение № 3
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчетности
-
-
«
|
|
»
|
|
(наименование проекта)
|
|
№ п/п
|
Статья расходов
|
Стоимость (план), руб.
|
Стоимость (факт), руб.
|
Подтверждающий документ
|
1
|
2
|
3
|
4
|
6
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
Примечание:
Руководитель проекта
|
|
|
|
|
ФИО
|
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
Дата
|
|
|
|
Приложение № 4
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчетности
ОТЧЕТ
о выходе материалов в СМИ
-
«
|
|
»
|
|
(наименование проекта)
|
|
№
|
Наименование СМИ
|
Характеристика СМИ
(форма, тираж, аудитория)
|
Дата выхода
|
Гиперссылка
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
Примечание:
Руководитель проекта
|
|
|
|
|
ФИО
|
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
Дата
|
|
|
|
|
