«Автоматизация управления договорами в холдинге»

Правительство Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
"Национальный исследовательский университет
"Высшая школа экономики"
Факультет Бизнес-информатики

Кафедра Стратегического управления информационными системами
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

На тему

«Автоматизация управления договорами в холдинге»
Студент группы № 473

Саттарова Л.Р.
Научный руководитель

доцент, к. т. н., заместитель заведующего кафедрой, Левочкина Г.А.

Москва, 2013 г.

Оглавление

Введение

Современные условия конкуренции требуют от большинства компаний применения информационных технологий в целях улучшения управляемости бизнес-процессами. В ответ на потребность бизнеса множество вендоров предлагают ИТ-решения, различающиеся по типу данных, степени автоматизации, сфере применения, характеру обработки данных и уровню управления. Существующие решения позволяют улучшить контроль качества исполнения процессов посредством ввода метрик и показателей и повысить их скорость, что потенциально оказывает положительный эффект на продуктивность деятельности компании. Наиболее популярные функциональные модули таких решений включают в себя управление финансами, производством и другие. Управление документооборотом является важной составляющей корпоративных информационных систем, оно в том или ином виде входит в функционал систем класса MPS, MRP, MRP II, ERP, SCM, CRM, CSRP, ERP II. В базе данных Tadviser зафиксирован факт внедрения 338 проектов по автоматизации электронного оборота документов в различных отраслях экономики только за 2012 год, в рамках которых автоматизируется и управление контрактами. «В период бурного, экстенсивного роста задачи автоматизации и внедрения информационных систем решаются автономно. Управляющая компания лишь очерчивает состав и структуру выходных данных. В результате встречается ситуация, когда во всех «дочках» не найдешь и двух одинаковых информационных систем, не говоря уже о каких-то унифицированных решениях. По мере развития задачи управления требуют все больше и больше информации, а получать ее в унифицированном виде становится все сложнее и сложнее. Актуальными становятся вопросы стандартизации бизнес-процессов, детальной проработки учетных процессов и документооборота» [30, веб-страница]. На практике данное утверждение подтверждается работами по разработке унифицированных информационных систем для головной компании и дочерних, которые в таких компаниях как «РЖД», «Газпром», «ЛУКОЙЛ» проводятся на базе решения SAP ERP.

Проблемы, возникающие в ходе договорной деятельности, определяют необходимость ее автоматизации. Договор служит основанием для поставки товаров или оказания услуг в рамках сбыта, оплаты в рамках закупок и найма, является документом, определяющим характер взаимодействия контрагентов, а комплекс договорной документации (накладные, счета-фактуры) фиксирует факт «обмена» финансовых ресурсов на иные и исполнения других обязательств. Отсутствие стандартизированного подхода к ведению договоров порождает такие проблемы, как невозможность оперативного доступа к оригиналу договора или контракта и сопровождающей документацией (дополнительных соглашений, документов подтверждающих поставку, оплату и др.), большие сроки согласования, отсутствие возможности контроля исполнения обязательств сторонами, разрозненность систем учета договоров. Решением этих проблем становится создание автоматизированной системы учета и управления контрактной деятельностью организации. Эффективное управление оборотом договоров позволяет повысить скорость и качество принятия управленческих решений на всех уровнях менеджмента: стратегическом, тактическом, оперативном. А также обеспечить доступ практически в реальном времени к необходимым документам и гарантировать их сохранность. При проведении автоматизации бизнес-процессов существуют определенные трудности, так Долотин И. выделяет следующие общие проблемы:

• 
  Связанные со сложностями управления холдингом:
  

• 
  Связанные со спецификой ИТ-инфраструктуры холдинга:
  

В рамках автоматизации управления договорной деятельностью последствиями этих проблем становятся: сложность аккумуляции данных и интеграции различных систем, в которых реализована автоматизация других бизнес-процессов, дублирование данных, длительность сроков и трудоемкость маршрутов согласования контрактов, рациональность разграничения доступа и полномочий пользователей. При наличии стольких проблем, не редка ситуация проектов внедрения ИТ-решений, которые влекут не только к потере вложенных в проект автоматизации средств, но и косвенные расходы от возможностей, упущенных из-за отсутствия заявленной функциональности, простоя спровоцированного некорректной работой системы. «Неудачные внедрения ИТ-проектов принесли в 2009 году убыток в размере 6,2 трлн. долларов» [1, веб-страница]. Относительно систем электронного документооборота статистика убытков не ведется, но в плане успешности их реализации: «Мировая статистика дает неутешительные сводки: только около 40% проектов реализуются относительно успешно, из них половина – в полном объеме. Остальные являют собой полный или частичный провал» [29, веб-страница].

Для холдингов риск провала проекта автоматизации особенно критичен, так как значительные финансовые потери крупного холдинга, например, «Газпром» или «Росатом» может повлечь серьезные негативные последствия для экономической ситуации в стране. Средства автоматизации процессов не должны угрожать экономическому благосостоянию хозяйствующих субъектов, наоборот, их назначение повысить эффективность работы организаций. Поэтому важно выяснить, какие причины влекут к несоответствию систем управления договорной деятельности нуждам бизнеса, и устранить появляющиеся проблемы. Так как данный процесс очень тесно связан с процессами закупок, сбыта, управления финансами, планированием потребностей и других, его изучение позволяет выявить препятствия результативной автоматизации деятельности всей компании. Таким образом, данная тема актуальна как с практической точки зрения, так и с теоретической: она еще не до конца изучена исследователями, в то же время очень важна для хозяйствующих субъектов.

Особенности и проблемы автоматизации основных бизнес-процессов холдингов в различных отраслях рассматриваются следующими авторами: Горбунов А.Р., Тарелкина Т., Прокопович Д.А., Костров И. А., Ковшов Е. Е., Осипенко О.В., Кизина И.Д. и другие. В работах перечисленных исследователей раскрываются вопросы, связанные с определением понятия холдинга, типами холдинговых структур, сложностью управления холдинговыми компаниями, разграничением полномочий головной компании и дочерних структур, автоматизации некоторых бизнес-процессов.

Методологии моделирования бизнес-процессов предприятий раскрывается в работах Шеера А., Калянова Г. Н., Всяких Е.И., Грекула В.И и других. В них приводятся стандарты и методологии моделирования с описаниями их принципов, достоинств и недостатков, что позволяет осуществлять выбор в зависимости от предметной области и характеристик объектов моделирования.

Работы Романова Д.А., Куняева Н.Н. посвящены автоматизации управления документооборотом: в них отмечаются требования к управлению конфиденциальной информацией, такой как коммерческая тайна, персональные данные, законодательное регулирование делопроизводства. В книге Романова Д.А. [33] рассматриваются функциональные требования к системам электронного документооборота, вопросы выбора системы управлением документооборотом и совместимости выбранного решения и существующей ИТ-инфраструктуры предприятия.

Однако задача автоматизации управления договорами в холдинге, зачастую, не является центральной в большинстве исследований в сфере повышения эффективности деятельности компании средствами информационных технологий, хотя на практике ее решение является элементом автоматизации бизнес-процессов. Среди работ этого направления можно отметить диссертацию на соискание ученой степени кандидата экономических наук: 08.00.13 Коржова Д. П. «Визуальное и имитационное моделирование и автоматизация процессов ведения договорной деятельности на предприятиях холдингового типа», посвященную рационализации управления договорной деятельностью в компании холдингового типа. В работах по автоматизации управления договорами, в основном, освящаются только основные характеристики и трудности управления договорами.

В настоящей работе рассматривается проблема автоматизации бизнес-процессов в холдинге на примере управления договорной деятельностью и предлагается ее решение. Насущность и недостаточная изученность проблемы автоматизации управления договорами именно в компаниях холдингового типа определяют актуальность темы исследования.

Объектом исследования в данной работе выступают компании холдингового типа и входящие в их состав дочерние организации.

Предметом исследования являются процессы управления договорами в холдингах и дочерних компаниях.

Целью работы является разработка моделей бизнес-процесса управления договорами и рекомендаций по проведению автоматизации управления договорами в холдинге. Для ее достижения выполнены следующие задачи:

1. 
   Изучение и выявление особенностей бизнес-процесса управления договорами в холдинге.
   
2. 
   Обзор, анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов с обоснованием и формулировкой требований к моделям.
   
3. 
   Построение моделей бизнес-процесса управления договорами «как есть» и «как должно быть».
   
4. 
   Разработка набора функциональных требований к ИТ-решению, подлежащих реализации при автоматизации управления договорами.
   
5. 
   Анализ рынка автоматизированных систем управления договорами.
   
6. 
   Разработка набора критериев выбора ИТ-решения для автоматизации управления договорами, подготовка рекомендаций по проведению процедуры выбора ИТ-решения в холдинге.
   

Исследование имеет несколько ограничений:

1. 
   Юридические различия между договором и контрактом в данной работе не рассматриваются.
   
2. 
   Выводы и рекомендации со временем могут устареть в связи с изменениями в технологиях, методологиях, законодательстве. Так как успех технологических стандартов подвержен qwerty-эффектам, могут быть разработаны более эффективные методологии моделирования в данной области. Также российская правовая система периодически претерпевает изменения, хотя ФЗ «Об электронной подписи» приравнивает большинство электронных документов к бумажным, остается возможность закрепления заключения договоров исключительно в бумажном виде. Эти факты могут оказать значительное влияние на применимость предложенных рекомендаций и для адекватного их использования необходимо проводить мониторинг действующего законодательства.
   
3. 
   Проблема управления договорами в холдинге будет рассмотрена на примере компании УУУ, которая входит в состав вертикально-интегрированного холдинга ХХХ и сама имеет ряд дочерних предприятий, что вызывает дополнительные затруднения в процессе формирования консолидированной отчетности.
   

В процессе исследования использованы следующие методы исследования и инструменты:

• 
  теоретические методы: анализ, формализация, моделирование, индукция, классификация, многокритериальный анализ;
  
• 
  эмпирические методы: наблюдение, сравнение, измерение;
  
• 
  инструменты моделирования бизнес-процессов: Ramus, ARIS, Visio.
  

Работа имеет следующие результаты:

1. 
   Выявлены особенности бизнес-процесса управления договорами в холдинге.
   
2. 
   Разработаны рекомендации по выбору методологии моделирования бизнес-процессов, комплекс требований к моделям бизнес-процесса.
   
3. 
   Разработаны функциональные модели бизнес-процесса управления договорами «как есть» и «как должно быть».
   
4. 
   Разработаны функциональные требования к ИТ-решению и предложения по автоматизации бизнес-процесса управления договорами.
   
5. 
   Проанализирован рынок автоматизированных систем управления договорами и выявлено наличие на рынке решений, отвечающих функциональным требованиям к ИТ-решению автоматизации управления договорами.
   
6. 
   Разработан набор критериев выбора ИТ-решения и система их оценки, предложены рекомендации по проведению процедуры выбора ИТ-решения для автоматизации управления договорами.
   

Основной вклад автора в систему знаний об управлении договорами в холдингах составляют ER-модели бизнес процесса управления договорами «как есть» и «как должно быть», комплекс требований к решению для автоматизации процесса управления договорами, набор критериев выбора ИТ-решения автоматизации управления договорами и рекомендации по их применению. Отличительным признаком данного исследования от других является его прикладной характер. Небольшое число авторов занимается анализом управления договорами в холдинговых компаниях. Сформированные модели процесса управления договорами являются собственным результатом аналитической работы автора данного исследования, также как и рекомендации по реорганизации этого процесса

Полученные результаты могут быть полезны ИТ-организациям, занимающимся автоматизацией бизнес процессов холдинга и самим холдингам для автоматизации бизнес-процесса управления договорами и осознания необходимости этой меры.

Структура исследования содержит три главы, раскрывающие основные проблемы управления договорами в холдинге, методологии моделирования бизнес-процессов и задачу выбора ИТ-решения.

В главе «Постановка задачи автоматизации управления договорами» обсуждаются проблемы и характеристики процесса управления договорами в холдинге. Приводится описание бизнес-процесса ведения контрактной деятельности в холдинге. Описывается ситуация использования нескольких автоматизированных систем одновременно и проблемы интеграции данных. Исследование, проведенное в первой главе, помогает во второй определить требования к моделям бизнес-процесса, в т.ч. глубину детализации, а также сделать обоснованный выбор методологий моделирования.

Исходя из выявленных требований, в главе «Разработка моделей бизнес процесса управления договорами» осуществляется и обосновывается выбор методологии моделирования, разрабатываются и анализируются типовые модели осуществления договорной деятельности. Разработанные модели призваны сделать процесс понятным его исполнителям, а также позволяют провести анализ, необходимый для оптимизации процесса. В данном случае наиболее подходящие методологии это методология DFD и ARIS. Далее вносятся предложения по оптимизации процессов, например, ввод системы штрихового кодирования документов может значительно сократить время на их ручную обработку.

В третьей главе анализируется рынок ИТ-решений, и описываются процедуры выбора решения. Согласно решениям об автоматизации функций и подпроцессов формируются критерии выбора ИТ-решения. Они применяются в процедуре выбора. Рассматриваются наиболее подходящие модели процедуры выбора поставщика. В заключительной части третьей главы даются рекомендации по применению полученных выводов с целью наглядной иллюстрации их релевантности проблеме автоматизации процесса управления договорами в организации холдингового типа.

Предложенное решение задачи по автоматизации бизнес-процесса управления договорами в холдинге может быть полезно системным интеграторам и самим холдингам, а рекомендации помогут модифицировать их для наибольшей эффективности применения.