Организация и принципы построения системы
Генеральный директор имеет полномочия и несёт ответственность за:
обеспечение общего руководства деятельностью всех структурных подразделений в рамках действующей на предприятии Системы;
распределение полномочий и ответственности для создания необходимых условий, обеспечивающих возможность реализации требований Системы;
выделение необходимых ресурсов для обеспечения полноценного функционирования Системы.
Генеральный директор делегирует полномочия по общему руководству Системой. Представитель руководства по Системе назначается приказом Предприятия.
Требования Системы распространяются на сотрудников следующих подразделений:
ОТК – Отдел технического контроля
ТЛ – Технологическая лаборатория
ЛКП – Лаборатория по контролю производства
ОРТП – Отдел реализации технической продукции
СС – Склад сырья
ОУДМ – Отдел учёта драгоценных металлов в ФГУП «МЗСС»
ХАЛ – Химико-аналитическая лаборатория
КПСА – Комиссия по приемке сырья для аффинажного производства ФГУП «МЗСС».
В отношении действующих и потенциальных контрагентов в процессе преддоговорной работы, заключения и исполнения договоров.
Сотрудники ответственных подразделений проводят оценку каждого контрагента, участвующего в цепочке поставок, по следующим критериями:
наличие документов контрагента в соответствии с п. 5.5.1-5.5.2 Руководства;
наличие справки о контрагента (п. 5.5.5.);
наличие заполненного досье и дела контрагента (п. 5.5.7-5.5.8);
наличие анкеты с общими сведениями о контрагенте (п. 5.5.4);
наличие анкеты контрагента (п. 5.5.6);
наличие письменного подтверждения, что контрагент осуществляет свою деятельность в соответствии с целями и принципами руководства LBMA (п. 5.5.6);
наличие / отсутствие подозрительных сделок со стороны контрагента за период сотрудничества;
наличие / отсутствие дополнительных рисков, которые следует принимать во внимание при заключении договора, например, географический фактор;
По результатам оценки сотрудником ответственного подразделения делается отметка в деле контрагента и присваивается степень риска.
-
Сотрудники ответственных подразделений оценивают степень (уровень) риска при установлении деловых отношений с клиентом (принятии его на обслуживание). Процедура идентификации клиента включает несколько этапов.
С целью идентификации юридического лица сотрудники ответственных подразделений запрашивают копии:
свидетельства о государственной регистрации (ОГРН);
свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН/КПП);
лицензии на добычу / свидетельства о постановке на специальный учёт в государственной инспекции пробирного надзора вместе с картой постановки на специальный учёт;
устава;
документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих договор (доверенности, приказа о назначении);
информации о банковских реквизитах, почтовом адресе, контактных телефонах;
при необходимости, выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
С целью идентификации индивидуального предпринимателя сотрудники ответственных подразделений запрашивают копии следующих документов:
паспорта;
свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе;
свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ;
свидетельства о постановке на специальный учёт в государственной инспекции пробирного надзора вместе с картой постановки на специальный учёт;
информации о банковских реквизитах, почтовом адресе, контактных телефонах;
при необходимости, выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ)
При изучении документов, в частности, учредительных документов юридического лица и документов, подтверждающих его государственную регистрацию, сотрудники в целях изучения своего клиента обращают особое внимание на оформление учредительных документов (включая все зарегистрированные изменения и дополнения) клиента и документы, подтверждающие государственную регистрацию. Сотрудники в целях изучения своего клиента обращают особе внимание на:
состав учредителей (участников) юридического лица, определив лиц, имеющих возможность влиять на принятие решений органами юридического лица;
структуру органов управления юридического лица и их полномочия;
величину зарегистрированного и оплаченного уставного (складочного) капитала или величину уставного фонда, имущества;
актуальность документов (все документы должны быть действительными на дату их предъявления).
При установлении, что от имени клиента действует его представитель, сотрудники проводят идентификацию представителя, проверяют его полномочия, а также идентифицируют и изучают представляемого клиента.
В случае участия в финансовых операциях (сделках) третьих лиц, сотрудники обязаны получить от клиента информацию и документы, позволяющие идентифицировать и изучить третьих лиц.
На основании полученных от контрагента документов сотрудники ответственных подразделений заполняют анкету, содержащую сведения о клиенте, его деятельности, операциях, которые они осуществляют через Предприятие, иные сведения.
По запросу сотрудников ответственных подразделений сотрудник отдела защиты активов с помощью программных продуктов информационных агентств формирует справку о контрагенте, содержащую сведения об акционерах, структуре руководства, финансовую информацию, сведения о численности работников и т.д.
Справка о контрагенте подшивается в дело контрагента.
Сотрудники ответственных подразделений осуществляют информирование контрагентов о требованиях Руководства LBMA путём рассылки писем и анкет контрагентов (по форме приложения 1 или 2). В ответ контрагент направляет заполненную анкету контрагента.
Полученные документы сотрудник ответственного подразделения подшивает в дело контрагента.
На основании полученных документов сотрудники ответственных подразделений вносят необходимую информацию в досье контрагента в электронном виде в корпоративную информационную систему:
наименование;
юридический, почтовый адреса;
основной государственный регистрационный номер;
дату регистрации и регистрирующий орган;
идентификационный номер налогоплательщика;
коды ОКВД;
номер и дата выдачи свидетельства о постановке на специальный учёт /лицензии и т.д.
Сотрудники ответственных подразделений параллельно формируют дело контрагента на бумажном носителе (папка) из документов, указанных в п. 5.5.1 – 5.5.6.
Досье и дела контрагентов, которые осуществляют сделки с Предприятием и участвуют в цепочке поставок сырья и драгоценных металлов, пересматриваются сотрудниками ответственных подразделений при заключении договора на следующий период или один раз в три года с целью актуализации содержащейся в ней информации.
Срок хранения документов (дело контрагента) составляет не менее 5 лет.
Руководители ответственных подразделений проводят инструктаж вновь принятых сотрудников по следующим вопросам:
нормативные акты, регламентирующие принципы управления цепочками поставок и принципы противодействия легализации доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма;
операции, имеющие признаки необычных сделок (приложение 3);
работа с документами контрагентов, формирование досье и дела контрагента и т.д.
Действующие сотрудники ответственных подразделений в зависимости от уровня рисков и характера работы проходят повторный инструктаж с периодичностью один раз в три года.
Инструктаж подтверждается подписью сотрудника в журнале регистрации инструктажей и подписью инструктирующего.
Приказом генерального директора назначается ответственное лицо по обеспечению функционирования Системы, соблюдения нормативных требований Системы и анализа цепочек поставок (в дальнейшем – менеджер по рискам).
Менеджер по рискам должен отвечать следующим требованиям:
иметь достаточную квалификацию, знания, опыт и подготовку для проведения анализа цепочки поставок (высшее образование, стаж работы не менее 3-х лет);
обладать ресурсами, необходимыми для исполнения соответствующих обязанностей (программное обеспечение, интеллектуальные и материальные ресурсы);
иметь возможность сообщать руководству, персоналу и поставщикам важную информацию.
В обязанности менеджера по рискам входят:
сбор информации от сотрудников ответственных подразделений о контрагентах, сделках, степени риска;
подготовка ежегодного отчёта о соответствии Системы управления цепочками поставок установленным требованиям Руководства LBMA и принятых мерах.
Вся поступающая информация о контрагенте, поступающем сырье и готовой продукции хранится в электронном виде в корпоративной информационной системе и в бумажном виде в деле контрагента.
Формы документов, порядок их оформления, обращения и хранения приведены:
- в СТП СК 08-01-2000 «Идентификация и прослеживаемость продукции»
- инструкции о порядке учёта и хранения драгоценных металлов и продукции из них в аффинажном производстве ФГУП «Московский завод специальных сплавов»
- технологических инструкциях.
Вся информация о контрагенте, включая операции по приобретению сырья, продаже готовой продукции подвергается мониторингу на предмет соответствия требованиям в отношении должной осмотрительности по цепочкам поставок золота. Информация о всех подозрительных операциях передаётся менеджеру по рискам.
Сотрудники ответственных подразделений стремятся укрепить взаимоотношения с контрагентами посредством следующих мер:
в договоры включаются положения практического руководства о соответствии деятельности поставщиков и заказчиков принципам и процедурам LBMA.
осуществляется информационная поддержка контрагентов с целью обеспечения соответствия их деятельности целям и принципам Руководства LBMA.
В случае нарушения контрагентом принципов Руководства LBMA сотрудник ответственного подразделения уведомляет менеджера по рискам, который в свою очередь документально фиксирует информацию о контрагенте и операции, в отношении которой возникли подозрения, и представляет информацию представителю руководства по Системе (в форме служебной записки).
После получения резолюции представителя руководства менеджер по рискам на условиях соблюдения конфиденциальности направляет в LBMA сообщение, удостоверенное подписью представителя руководства по Системе и заверенное печатью Предприятия.
С целью обеспечения надёжной цепочки поставок и предотвращения нарушений принципов LBMA на Предприятии принимаются общие меры безопасности:
упаковка каждой партии товара в запечатанный безопасный контейнер с индивидуальной маркировкой, предотвращающей вскрытие или изъятие содержимого контейнера;
физическое разделение отдельных партий товара до завершения их проверки и подтверждения принятия;
привлечение к оценке партий товара лиц, не вовлечённых в тот или иной конфликт интересов;
уведомление менеджера по рискам (и при необходимости представителя руководства по Системе) обо всех нарушениях;
в случае повторных проблем с одним и тем же поставщиком нарушение документируется, и принимаются меры для прекращения сотрудничества.
|
