Областное государственное казенное учреждение
«Государственный архив Калининградской области»
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ
ИСТОРИЧЕСКИХ СПРАВОК К АРХИВНЫМ ФОНДАМ
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Составитель:
начальник отдела научно-справочного аппарата ОГКУ «ГАКО»
Л.И. Васьковская
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ЭМК ОГКУ «ГАКО»
от 27.11.2013 № 10
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭПК
при Архивном агентстве Калининградской области
от 28.11.2013 № 10
|
Калининград
2013 год
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………….....
|
3
|
1.
|
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ …………………………………………………
|
4
|
2.
|
СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ ………………………….
|
7
|
3.
|
СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ ……………………
|
7
|
3.1.
|
История фондообразователя ………………………………………..
|
7
|
3.1.1.
|
Составные элементы сведений по истории фондообразователя, последовательность их изложения ……………………………………...
|
7
|
3.1.2.
|
Оформление ссылок на даты, документы, справочные данные о местонахождении документов …………………......................................
|
10
|
3.1.3.
|
Особенности изложения отдельных сведений по истории организации-фондообразователя ……………………………………...
|
11
|
3.1.3.1.
|
Сведения о названии организации ……………………………………...
|
12
|
3.1.3.2.
|
Установление дат в сведениях по истории фондообразователя ……...
|
13
|
3.1.3.3.
|
Сведения о подчиненности ……………………………………………...
|
18
|
3.1.3.4.
|
Изменения в истории фондообразователя ……………………………...
|
19
|
3.1.3.5.
|
Сведения о задачах, функциях организации …………………………..
|
20
|
3.1.3.6.
|
Сведения о структуре и штатной численности организации …………
|
21
|
3.1.3.7.
|
Подведомственная сеть ………………………………………………….
|
22
|
3.1.3.8.
|
Местонахождение ………………………………………………………..
|
22
|
3.2.
|
История фонда …………………………………………………………
|
23
|
3.2.1.
|
Сведения, включаемые в раздел по истории фонда при составлении исторической справки за весь либо за длительный период деятельности организации ………………………………………………
|
23
|
3.2.2.
|
Сведения, включаемые в раздел по истории фонда при составлении
дополнения к исторической справке за небольшой период времени…
|
25
|
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………...
|
26
|
ВВЕДЕНИЕ
Историческая справка является важной составной частью системы научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории фондообразователя, отраженные в исторической справке, служат основой для внесения в учетные и справочные документы архива соответствующих данных о его наименовании, подчиненности, датах создания, переименования, ликвидации. Информация, недостаточно четко и полно изложенная в исторической справке, может привести к разночтению и искажению данных при дальнейшем использовании этих сведений.
Данные методические рекомендации по составлению и оформлению исторических справок к архивным фондам (далее – Рекомендации) подготовлены в целях повышения качества исторических справок к архивным фондам, подлежащим государственному хранению, и совершенствования научно-справочного аппарата архива.
Основные нормативно-методические документы по архивному делу содержат общие требования к составлению исторической справки.
Задача данного методического пособия – на основе установленных требований и исходя из практического опыта работы, дать конкретные рекомендации по подготовке и оформлению исторических справок организаций-фондообразователей, отразить особенности их составления, в том числе – с учетом правовых норм современного законодательства, а также закрепить структуру исторической справки и последовательность изложения информации, сконцентрировать внимание на отдельных аспектах отражения сведений, позволяющих более четко, конкретно и в полном объеме представить историю фондообразователя.
Вопросы составления исторических справок к фондам личного происхождения, а также к архивным коллекциям в данных Рекомендациях не рассматриваются.
Основная часть Рекомендаций состоит из трех разделов. В первом разделе изложены общие требования к порядку составления и оформления исторических справок и дополнений к ним. Во втором разделе отражена структура исторической справки. Третий раздел посвящен непосредственно написанию истории фондообразователя и истории фонда. Здесь отражены последовательность и особенности изложения отдельных составных элементов сведений, порядок оформления ссылок на документы и их местонахождение. Для удобства пользования Рекомендациями, подразделы, пункты и подпункты третьего раздела имеют заголовки.
В тексте Рекомендаций содержатся различные примеры и варианты изложения тех или иных сведений, что способствует лучшему восприятию материала, включенного в данное методическое пособие.
Рекомендации предназначены для сотрудников архива, занимающихся составлением исторических справок, а также могут быть использованы в практической деятельности других государственных и муниципальных архивов, архивов организаций. Кроме того, данные рекомендации могут послужить основой для подготовки методических пособий архивов других регионов с учетом особенностей их состава фондов.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Историческая справка к архивному фонду, согласно определению, данному в ГОСТе Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" – это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
1.2. Историческая справка составляется к каждому архивному фонду, поступающему на ведомственное и государственное хранение. Включенные в нее сведения по истории действующей организации должны охватывать период от начала образования по тот год, за который документы передаются в архив.
Историческая справка на ликвидированную организацию должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за весь период ее деятельности, независимо от того, за какие годы сохранились документы.
1.3. При последующих передачах документов на архивное хранение, как правило, составляется дополнение к исторической справке, в котором отражаются все изменения, охватывающие период сдаваемых документов.
Если за этот период не произошло каких-либо изменений в истории организации-фондообразователя, это также оговаривается в дополнении к исторической справке.
1.4. Исторические справки и дополнения к историческим справкам к архивным фондам, хранящимся в ГАКО, периодически дополняются, перерабатываются и пересоставляются заново в связи с выявлением новых данных, обнаружением ошибок и неточностей, наличием значительных информационных пробелов.
В этом случае новая историческая справка также должна охватывать весь период, за который переданы документы.
1.5. При переработке исторических справок следует в обязательном порядке сверять сведения о названиях фондов, датах образования, переименования, ликвидации и т.д. с данными, включенными в учетные документы и Путеводитель. В случае выявления серьезных расхождений и ошибок, это позволит решать вопрос о возможном внесении поправок в учетные и справочные документы.
1.6. Основными источниками для написания исторической справки (дополнения к ней) являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы организации-фондообразователя и его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
1.7. Историческая справка к фонду имеет заголовок, в котором указывается:
- название фонда в именительном падеже (последнее полное название организации за период составления исторической справки);
- крайние даты деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке;
- номер фонда, присвоенный в ГАКО (для архивных фондов, поступивших на хранение в ГАКО).
Например:
Историческая справка к фонду
«Калининградский врачебно-физкультурный диспансер»
за 1951—1986 гг.
Ф. Р-126
Аналогично составляется заголовок на дополнение к исторической справке:
Например:
Дополнение к исторической справке к фонду
«Калининградский врачебно-физкультурный диспансер»
за 1987 г.
Ф. Р-126
1.8. Историческая справка на объединенный архивный фонд включает сведения по всем организациям-фондообразователям, документы которых образуют этот фонд. При этом сведения по каждой организации составляют отдельный раздел исторической справки.
В заголовке исторической справки на объединенный архивный фонд сначала указывается обобщенное название фонда и крайние даты сведений, отраженных в исторической справке. Затем перечисляются названия организаций-фондообразователей, сведения о которых включены в данную историческую справку, с указанием крайних дат деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке. В конце заголовка указывается номер фонда, присвоенный в ГАКО объединенному архивному фонду.
Например:
Историческая справка к объединенному архивному фонду
«Производственное управление сельского хозяйства Славского райисполкома и подведомственные хозяйства»
за 1946—1984 гг.
Производственное управление сельского хозяйства Славского райисполкома
(1946—1953 гг., 1970—1984 гг.)
Совхоз «Победа»
(1967—1980 гг.)
Совхоз «Ясновский»
(1967—1980 гг.)
Ф. Р-325
1.9. Историческая справка (дополнение к ней) подписывается составителем с указанием его должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия), а также с указанием даты составления.
1.10. Историческая справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Размеры полей на документе должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
При подготовке и оформлении исторической справки используется шрифт Times New Roman размером 14 через 1,15 интервала. Текст выравнивается по ширине листа.
2. СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
2.1. Историческая справка состоит из следующих основных разделов:
- история фондообразователя;
- история фонда.
2.2. Полнота состава элементов основных разделов исторической справки будет зависеть от длительности периода, за который составляется историческая справка, и объема фонда.
2.3. При составлении исторической справки следует придерживаться закрепленной в данных Рекомендациях последовательности в изложении составных элементов ее основных разделов.
3. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
3.1. История фондообразователя
3.1.1. Составные элементы сведений по истории фондообразователя,
последовательность их изложения
3.1.1.1. Сведения по истории организации - фондообразователя делятся на отдельные составные элементы и излагаются в следующей последовательности:
1) название организации-фондообразователя (первое название за период составления исторической справки) и дата образования. Также указывается организационно-правовая форма фондообразователя (колхоз, государственное учреждение, АО, ЗАО и др.) и форма собственности (государственная (федеральная и субъектов РФ), муниципальная, частная, смешанная и др.).
При составлении дополнения к исторической справке первое название организации-фондообразователя (за описываемый период) указывается в контексте изложения первых сведений о произошедших изменениях;
2) название организации-предшественника, на базе которого образована организация или сведения об организации, выполнявшей функции организации-фондообразователя до образования последней;
3) подчиненность (на момент образования);
4) изменения названия, подчиненности, формы собственности, реорганизация, ликвидация (сведения перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка, и завершаются датой последней реорганизации или ликвидации);
5) название организации-преемника (в случае реорганизации или ликвидации);
6) основные цели, задачи, функции, компетенция, направление деятельности организации-фондообразователя и их изменения (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка);
7) структура, штатная численность организации-фондообразователя и их изменения (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка);
8) подведомственная сеть (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка);
9) местонахождение (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка).
При составлении дополнения к исторической справке первые сведения по пунктам 6), 7), 8), 9) даются в контексте изложения первых сведений об изменениях, произошедших за описываемый период.
В зависимости от имеющейся информации, особенностей и специфики деятельности организации историческая справка может быть дополнена другими сведениями по истории фондообразователя: ФИО и даты назначения руководителей, достижения в трудовой деятельности, значимые события в истории организации и т. д. В то же время, не следует перенасыщать историческую справку информацией, выходящей за рамки требуемых сведений.
3.1.1.2. В некоторых случаях при изложении информации отдельные составные элементы сведений по истории организации-фондообразователя могут быть объединены в одной фразе.
Например: «Приказом Таможенного комитета СССР (ТК СССР) от 18 октября 1991 г. № 164 Черняховский таможенный пост (16 штатных единиц) Железнодорожной таможни был преобразован в Черняховскую таможню (70 штатных единиц)»
или
«В целях совершенствования организационно-штатной структуры таможенных органов, во исполнение приказа ГТК России от 28 августа 2000 г. № 769 и в соответствии с приказом ГТК России от 21 сентября 2000 г. № 850 с 01 октября 2000 г. была проведена реорганизация Черняховской таможни путем ее присоединения к Неманской таможне с передачей последней своих прав и обязанностей».
В первом варианте объединены название организации, дата ее образования и название организации, выполнявшей ранее функции организации-фондообразователя, а также первоначальная штатная численность.
Во втором варианте объединены сведения о реорганизации и название организации-преемника.
3.1.1.3. Если история фондообразователя за описываемый период не претерпела значительных изменений, то историческая справка (дополнение к ней) может не содержать сведений по каким-либо составным элементам. В этом случае в тексте исторической справки (дополнения к ней) делается отметка об отсутствии этих изменений (в подчиненности, задачах и функциях, структуре и т.д.).
Например: «В период с 1992 по 1995 г. подчиненность завода не менялась»
или
«В течение 1992—1995 гг. изменений в направлении деятельности и структуре завода не произошло».
3.1.1.4. Для удобства поиска информации в тексте исторической справки могут быть выделены названия отдельных составных элементов сведений по истории фондообразователя.
3.1.1.5. При наличии большого объема сведений, к примеру, о структуре фондообразователя, подведомственной сети, эти сведения могут быть оформлены отдельным приложением к исторической справке.
3.1.2. Оформление ссылок на даты, документы, справочные данные о
|
