-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
УТВЕРЖДЕНО:
Заместитель
Управляющего делами
ПАО «НК «Роснефть»
_______________О.А. Шокина
|
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
для закупки Комплекса услуг по организации
и проведению мероприятия ПАО «НК «Роснефть»
Москва 2017г.
КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ.
Время проведения:
|
14.06 – 23.06.2017
|
Место проведения:
|
г. Сочи
|
Количество участников:
|
600 человек
|
СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА:
Организация и проведение корпоративного мероприятия Заказчика.
СРОКИ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ:
Процесс
|
Количество
календарных дней
|
Предоставление номерного фонда
|
10 (По графику)
|
Обслуживание мероприятия
|
10
|
Предоставление помещений для организации щтабов
|
10
|
Предоставление территории для парковки транспорта
|
8
|
Предоставление помещений для монтажа и завоза оборудования
|
5
|
Сдача площадки, устранение замечаний, генеральная репетиция
|
1
|
Предварительная регистрация участников мероприятия и сотрудников Компании
|
1
|
Корпоративное мероприятие
|
1
|
Демонтаж
|
1
|
Предоставление услуг питания
|
3 (20-22 июня)
|
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Все ценовые предложения включают в себя стоимость использования мебели, оборудования на все необходимое время (включая время монтажа, демонтажа, простоя). Обязательно предоставление Заказчику технической спецификации всего используемого оборудования (в виде приложений к договору).
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ.
Предоставление помещений для монтажа, проведения мероприятия и демонтажа в соответствии с Приложением № А Технического задания.
Предоставление парковочных мест (не менее 25) не дальше, чем 100 м от места высадки пассажиров и обеспечение парковки на 25 машиномест не далее, чем в 500 метрах от места проведения мероприятия;
ОРГАНИЗАЦИЯ ПОМЕЩЕНИЙ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ.
Организация пространства, предоставление и расстановка мебели во всех зонах, задействованных в проведении мероприятия в соответствии с Приложением С к Техническому заданию.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Техническое обеспечение мероприятия включает в себя предоставление следующих услуг:
организация телефонии
предоставление соединительных линий СКС (медных, волоконно-оптических)
обеспечение электропитанием с гарантированной суммарной потребляемой мощностью не менее 500 кВА;
Проведение необходимых подготовительных работ для организации технического обеспечения мероприятия в соответствии со сроками и условиями Приложения № В к Техническому заданию.
Организация технического обеспечения мероприятия (в том числе резервирование оборудования) в соответствии с Приложением № В к Техническому заданию.
Предоставление технического персонала для обслуживания оборудования в соответствии с Приложением № В к техническому заданию.
Разработка и предоставление технической документации (спецификации, схемы подключений, графики рабочих процессов и прочее) в соответствии с перечнем и сроками, указанными в Приложении № В к Техническому заданию
Предоставление 2-х арочных многозонновых металлодетекторов во входной зоне для акционеров и 1-го арочного многозонного металлодетектора во входной зоне для СМИ
ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧИ И РАЗМЕЩЕНИЯ УЧАСТНИКОВ
Организация ускоренной процедуры регистрации и размещения в гостинице1 представителей Заказчика (получение данных, заблаговременное получение данных, подготовка регистрационных карточек, ключей от номеров, раннего заезда и поздней выписки).
Размещение участников в соответствии с графиком заездов
Даты проживания
|
014-15 июня
|
115-16 июня
|
116-17 июня
|
117-18 июня
|
118-19 июня
|
119-20 июня
|
120-21 июня
|
121-22 июня
|
122-23 июня
|
223-24 июня
|
Кол-во номеров
|
17
|
110
|
115
|
225
|
60
|
990
|
1191
|
1
194
|
194
|
110
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примечание: в стоимость номера включено проживание, завтрак, НДС. Дополнительный сбор за регистрацию каждого иностранного гражданина выделяется отдельно.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПИТАНИЯ И ПИТЬЕВОГО РЕЖИМА ДЛЯ ВСЕХ ГРУПП УЧАСТНИКОВ.
Организация питания и питьевого режима всех участников и персонала, обслуживающего мероприятие в соответствии с Приложением № D к Техническому заданию.
Предоставление на согласование Заказчику вариантов меню, соответствующих требованиям Приложения № D к Техническому заданию в срок, не позднее, чем через 10 дней после заключения договора.
Организация контроля и экспертиз санитарно-эпидемиологического контроля качества напитков и еды, предоставление Заказчику не позднее, чем за 14 дней до начала мероприятия, копии договора с испытательным лабораторным центром имеющим на это право и представившего санитарно-эпидемиологическое заключение, лицензию на вид деятельности и аттестат аккредитации с областью запрашиваемых исследований на проведение лабораторных и инструментальных исследований; не позднее, чем за 2 дня до начала мероприятия, сертификатов на продукты и оригиналы личных медицинских книжек всех сотрудников участвующих в приготовлении, порционировании, раздаче блюд и обслуживании мероприятия, в том числе и сотрудники клиринговой службы, в день мероприятия обеспечить наличие личных медицинских книжек всех сотрудников Исполнителя; обеспечение проведения лабораторных исследований в день мероприятия Заказчика;
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ПЕРСОНАЛА.
Организация работы следующего вспомогательного персонала, включающая подбор и согласование списка кандидатов с Заказчиком, инструктаж и координацию указанного персонала:
Основное требование к персоналу - наличие совершеннолетия и гражданства РФ;
Организация работы клининговой службы: персонал по предоставлению клининговых услуг на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия (включая демонтаж), в том числе обеспечению работы санитарных зон. Обеспечение утилизации мусора (включая сбор и вывоз мусора со всех зон) протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия (включая демонтаж).
Обеспечение работы здравпункта/фельдшерского пункта в здании, организация работы медицинского персонала силами 2 врачей (которые будут находиться в стационарном медпункте), дежурство автомашины службы «Скорой помощи» с мед.персоналом на весь период проведения мероприятия с каналом прямой связи с администратором зала и здравпунктом;
Организация работы синхронного перевода;
Организация работы официантов (общее количество - не менее 80 человек на все указанные зоны), основные требования - белый верх, черный низ (длина юбки для девушек – не выше колена, белые перчатки, черная классическая обувь, отсутствие грубых речевых дефектов, отсутствие татуировок на видимых участках кожи, аккуратные прически, дневной макияж, обязательно наличие медицинских книжек;
Организация работы гардеробщиков (не менее 2-х человек);
Организация работы ответственного представителя подразделения МЧС России и МВД России для участия в работе штаба Заказчика по обеспечению безопасности проведения массового мероприятия.
Организация выставления временного поста подразделения пожарной охраны на пожарном автомобиле с личным составом в период проведения мероприятия.;
Организация внеплановой проверки Государственного пожарного надзора с предоставлением Акта, подтверждающего отсутствие нарушений требований пожарной безопасности в помещениях, используемых для обеспечения и проведения мероприятий».
Организация работы кинолога со служебной собакой для соответствующей проверки помещений перед проведением массового мероприятия (с 07.00 до 08.00 21 и 22 июня) с последующим предоставлением Акта проверки.
Организация работы по приему и выдаче вещей проживающих в химчистку. Организация работы по срочному оказанию услуги химчистки.
Организация выставления постов полиции:
– во входной зоне ( 2 человека (мужчина и женщина) с 08.00 21.06.2017 и до окончания генеральной репетиции и с 07.00 22.06.2017 и до окончания мероприятия)
– во входной зоне для СМИ (2 человека (мужчина и женщина) 07.00 22.06.2017 и до окончания мероприятия;
– на внешней территории 2 поста по 2 человека с 08.00 21.06.2017 и до окончания генеральной репетиции и с 07.00 22.06.2017 и до окончания мероприятия);
Предоставление сотрудника для подготовки и эксплуатации арочных многозонных металлодетекторов
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
работоспособности систем обнаружения пожара (автоматической пожарной сигнализации), оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре, внутреннего противопожарного водопровода и дымоудаления (при наличии);
наличия (в соответствии с ППР или проектными решениями) и исправности первичных средств пожаротушения, свободного доступа к местам их размещения;
отсутствие на путях эвакуации предметов, которые могут воспрепятствовать движению людей, уменьшить ширину путей эвакуации и эвакуационных выходов;
возможность свободного использования предусмотренных проектом эвакуационных путей и выходов;
количество людей, размещаемых в помещениях должно соответствовать проектным значениям;
соответствие суммарной мощности потребителей электроэнергии номинально допустимой для энергопотребления арендуемых зданий и помещений;
отсутствие на путях эвакуации элементов отделки и покрытий из горючих материалов;
определить порядок и место сбора участников мероприятия при эвакуации из здания.
ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ПОМЕЩЕНИЙ
Соблюдение санитарно-гигиенических правил: сухая/влажная уборка помещений, размещение на период влажной уборки табличек жёлтого цвета «Осторожно! Скользкий пол!» на русском и английском языках, уборку помещений осуществлять между перерывами, до начала мероприятия и не менее двух раз обрабатывать поручни лестничных маршей, кабин лифтов, эскалаторов и травалаторов дезинфицирующим раствором.
На площадках лестничных маршей предусмотреть наличие предупреждающих табличек в корпоративном стиле на русском и английском языках.
Поддержание в помещениях микроклимата (в т.ч. кондиционирования и увлажнения воздуха), освещенности в соответствии с требованиями санитарных норм, включая кабины для синхронного перевода.
Рядом с кофемашинами, кулерами и циклонами горячей воды предусмотреть размещение бутылок с холодной водой.
ПРИЛОЖЕНИЯ.
Приложение №A – Перечень задействованных помещений.
Приложение №B – Техническое задание на техническое обеспечение мероприятия.
Приложение №C – Техническое задание на обеспечение мебелью.
Приложение №D – Техническое задание по организации питания.
Приложение № А
к Техническому заданию.
ПЕРЕЧЕНЬ ЗАДЕЙСТВОВАННЫХ ПОМЕЩЕНИЙ
Назначение помещения
|
Метраж, кв.м
|
Тип помещения
|
Период предоставления помещений
|
Зоны регистрации
|
Регистрация ФЛ и ЮЛ
|
Не менее 130
|
Выделенная зона
|
16-23 июня
|
Регистрация сотрудников и гостей
|
Не менее 80
|
Фойе
|
16-23 июня
|
Регистрация СМИ
|
Не менее 20
|
Холл у входа в рабочую зону СМИ
|
18-23 июня
|
Залы проведения мероприятия
|
Зал для проведения основного мероприятия, в т.ч. пультовая
|
Не менее 480
|
Основной конференц-зал
|
15-23 июня
|
Зона секретариата
|
Не менее 40
|
Выделенная зона рядом с основным залом ( или в зале)
|
15-23 июня
|
Зона VIP ( все помещения граничат друг с другом)
|
Кабинет №1 и переговорная комната
|
не менее 70
|
Конференц-зал №4
|
18-22 июня
|
Кабинет №2 Зона совещаний VIP1
|
не менее 70
|
Конференц-зал №3
|
18-22 июня
|
Обеденная зона и зона отдыха VIP1
|
не менее 110
|
Конференц-зал №1,2
|
18-22 июня
|
Зона VIP3
|
не менее 30
|
Помещение
|
18-22 июня
|
Запасной кабинет
|
не менее 30
|
Выделенное помещение
|
18-22 июня
|
Обеденная зона и зона отдыха VIP2
|
не менее 100
|
Выделенная зона
|
18-22 июня
|
Зона СМИ
|
Рабочая зона СМИ
|
не менее 80
|
Выделенное помещение
|
17-22 июня
|
Зоны кофебрейков
|
Зона кофебрейков для участников
|
Не менее 250
|
Выделенная зона
|
19-22 июня
|
Зона кофебрейков СМИ
|
Не менее 50
|
Выделенная зона рядом с рабочей зоной СМИ
|
21-22 июня
|
Информационно-презентационное пространство
|
Зона выставки
|
Не менее 30
|
Выделенная зона фойе
|
16-23 июня
|
Зоны консультаций
|
Зона консультации VIP2
|
не менее 70
|
Выделенная зона фойе на этаже с основным залом
|
18-23 июня
|
Зона консультаций сотрудников ДПО и ДКУ
|
не менее 20
|
Выделенная зона фойе на этаже с основным залом
|
18-23 июня
|
Зона консультаций банков
|
не менее 25
|
Холл или фойе
|
18-23 июня
|
Зона справки
|
не менее 10
|
Выделенная зона фойе
|
18-23 июня
|
Штабные и технические помещения
|
Зона совещания с аналитиками
|
не менее 60
|
Выделенное помещение
|
21-23 июня
|
Штаб Реестра-РН
|
не менее 100
|
Выделенное помещение рядом с зоной регистрации ФЛ и ЮЛ
|
17-22 июня
|
Штаб ДКУ,
|
не менее 40
|
Выделенное помещение
|
17-22 июня
|
Штаб ДПО
|
не менее 40
|
Выделенное помещение
|
17-22 июня
|
Штаб Аппарата Президента
|
не менее 70
|
Выделенное помещение
|
18-22 июня
|
Протокол и штаб УД и ИТ
|
Не менее 80
|
2 смежных помещения
|
16-23 июня
|
Штаб ДИР
|
Не менее 30
|
Выделенное помещение
|
17-22 июня
|
Штаб охраны
|
Не менее 50
|
Выделенное помещение
|
16-23 июня
|
Комната приставов
|
10
|
Выделенное помещение вблизи входной зоны
|
21-22 июня
|
Входная зона/зона досмотра
|
|
Входная зона
|
19-22 июня
|
Медпункт
|
Не менее 20
|
Отдельное оборудованное помещение
|
20-22 июня
|
Гардероб на 500 чел
|
|
Гардероб
|
21-22 июня
|
Складские помещения
|
не менее 110
|
Выделенное помещение
|
15-23 июня
|
Складские помещения
|
не менее 110
|
Выделенное помещение
|
18-23 июня
|
Складские помещения
|
не менее 110
|
Выделенное помещение
|
14-23 июня
|
Складское помещение для сувенирной продукции
|
не менее 25
|
Выделенное помещение на этаже с основным залом
|
18-23 июня
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № В
к Техническому заданию
на организацию и проведение
корпоративного мероприятия заказчика
|
