Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан утверждена Постановлением главы администрации МО Глажевское сельское поселение от 05 апреля 2017 года № 47. Инструкция разработана на основании Единой государственной системы документационного обеспечения управления и в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 № 59-ФЗ
Специалист, обеспечивающий прием заявлений, жалоб и обращений граждан – Потемкина Наталья Александровна, специалист 1 категории администрации МО Глажевское сельское поселение.
Контактный телефон: (813 68) 71-310
ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
в администрации муниципального образования Глажевское сельское поселение Киришского муниципального района Ленинградской области
1. Общие положения
Настоящая инструкция разработана на основании: Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
2. Право граждан на обращение
2.1.Граждане имеют право обращаться в администрацию муниципального образования Глажевское сельское поселение Киришского муниципального района лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения.
2.2.Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
2.3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
3. Организация работы с письмами и устными обращениями граждан
3.1. Организация работы с письмами и устными обращениями граждан должна обеспечивать необходимые условия для осуществления предоставленного и гарантированного гражданам Конституцией Российской Федерации права обращаться с предложениями, заявлениями и жалобами в письменной и устной форме.
3.2 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства по письмам и устным обращениям граждан возлагается на главу администрации муниципального образования Глажевское сельское поселение Киришского муниципального района.
3.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалистов 1 категории, ответственного за делопроизводство в администрации.
3.4. Принятие решения по рассмотрению писем и устных обращений граждан осуществляется главой администрации, в его отсутствие его заместителем.
3.5. Непосредственное исполнение поручений по письмам и устным обращениям граждан осуществляется работниками администрации.
3.6. Должностные лица администрации несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение порядка рассмотрения обращений граждан.
4. Регистрация и порядок рассмотрения писем граждан
4.1. Прием и первоначальная обработка всех поступающих писем граждан проводится специалистом 1 категории, ответственным за делопроизводство в администрации. При этом проверяется правильность доставки и целостность вложений.
4.2. Лицо, осуществляющее учет писем граждан в администрации, внимательно изучает содержание письма, регистрирует его в журнале для регистрации.
4.3. Все поступающие письма проверяются на повторность. Если письмо поступило вторично, то к нему подбирается вся существующая переписка. Повторными следует считать письма, заявления и жалобы, поступающие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
4.4. Обращения, поступившие по электронной почте, распечатываются и рассматриваются в обычном порядке. Ответ заявителю направляется в электронном виде.
4.5. Зарегистрированные письма граждан, в которых содержатся наиболее важные сообщения, предложения, просьбы, жалобы, а также критические замечания в адрес руководящих работников, докладываются главе администрации и передаются исполнителям.
4.6. Не допускается направление писем граждан на рассмотрение тем работникам, действия которых обжалуются.
4.7. Письма и устные обращения граждан рассматриваются в сроки, предусмотренные действующим законодательством, как правило, не более одного месяца.
В случаях, когда требуется дополнительное изучение, срок рассмотрения может быть продлен руководителем, о чем должно быть сообщено автору письма. Если письмо поступило из вышестоящего органа, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа. О продлении срока рассмотрения делается соответствующая отметка в журнале.
4.8. При рассмотрении писем граждан исполнители обязаны:
- внимательно разобраться в существе всех поставленных вопросов, а в случае необходимости, запросить нужные документы от подведомственных организаций или направить работников на место для проверки фактов;
4.9. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
4.10. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
4.11. Обращения граждан, содержащие сведения о коррупции, направляются в органы правопорядка в течение 2 рабочих дней со дня регистрации указанного обращения.
4.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.13. Администрация при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
4.14. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на письменное обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.15. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации или его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения уже направлялись в администрацию. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
4.16. Все ответы: гражданам, в вышестоящие органы, редакции центральных газет, журналистов подписываются главой администрации, а в его отсутствие – заместителем главы администрации.
4.17. Ответ заявителю дается в письменной форме специалистами администрации.
4.18. Ответы, оформленные в соответствии с ГОСТом 6.30-2003, исполнители (специалисты администрации) передают специалисту 1 категории, ответственному за делопроизводство в администрации, для отправки гражданину.
В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам корреспондента;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом автору письма.
4.19. В письменных ответах обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (в левом нижнем углу документа).
4.20. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты по ним необходимые меры и автору письма даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
5. Прием и рассмотрение устных обращений граждан
5.1. Прием граждан в администрации Глажевского сельского поселения Киришского муниципального района проводится главой администрации или его заместителя по утвержденному графику.
5.2. В администрации Глажевского сельского поселения Киришского муниципального района прием по личным вопросам главой администрации организуется по предварительной записи, которую ведет специалист 1 категории, ответственный за делопроизводство в администрации.
5.3. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан через сайт Администрации поселения.
5.4. Запись граждан на прием производится в специальном журнале.
Содержание устного обращения заносится также в журнал личного приема гражданина.
5.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим постановлением.
5.7. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.9. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
6. Обобщение и анализ письменных и устных обращений граждан
6.1. Специалисты администрации должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы граждан и содержащиеся в них критические замечания. По результатам анализа представлять руководителю записки с конкретными предложениями по устранению причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, вынуждающих их обращаться в вышестоящие органы, а также по совершенствованию работы государственных и муниципальных органов, предприятий, учреждений и организаций.
7. Формирование и хранение дел по письмам и устным обращениям
7.1. Все поступающие письма и устные обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены специалисту 1 категории, ответственному за делопроизводство в администрации со всеми относящимися к ним материалам для ежегодного централизованного учета, формирования дел согласно Классификатора.
7.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.3. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).
Незавершенные рассмотрением предложения, заявления и жалобы, черновики, размноженные копии, документы, подлежащие возврату, направлять в дела запрещается.
7.4. В процессе формирования дел проверяется также правильность оформления документов (подписи, даты, индексы, адресаты).
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
7.5. После утверждения и согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу и по истечении срока хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан составляется акт по установленной форме о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, который согласовывается на ЭК администрации и ЭПМК при Администрации Киришского муниципального района» и утверждается руководителем.
8. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением
8.1. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в администрацию с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
8.2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения должностному лицу ,в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
9. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
Работники администрации осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов гражданина.
|
