Регламент по работе в системе
электронного документооборота
Содержание
Термины и аббревиатуры, используемые в тексте регламента. 3
Термины и аббревиатуры, используемые в тексте регламента.
Головной документ – входящий или исходящий документ либо обращение гражданина, породившее переписку по какому-либо вопросу (вопросам).
РКК – регистрационно-контрольная карточка.
Переписка по головному документу – все входящие и исходящие документы, подготовленные и направленные в целях исполнение головного документа или в ответ на него.
СЭД, Система – система электронного документооборота DIRECTUM.
Подразделение – внутреннее структурное деление органа исполнительной власти
Общие положения
Настоящий регламент определяет общие правила использования системы электронного документооборота в органе исполнительной власти, обязанности участников документооборота и правила работы с электронными документами и журналами регистрации.
Регламент разработан в соответствии с распоряжение правительства Тюменской области №1064-рп от 30 октября 2007г, инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти, государственными стандартами в области архивного дела и делопроизводства
Настоящий регламент действует с момента его утверждения в органе исполнительной власти и до ввода в промышленную эксплуатацию единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Тюменской области
Назначение системы электронного документооборота
обеспечить унифицированный порядок работы с документами в подразделениях, включающий:
- регистрацию входящих документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и подразделениям;
- регистрацию, учет, издание, рассылку, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов;
- регистрацию движения документов, включая резолюции, отчеты о выполнении;
- списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение учета и использования законченных делопроизводством документов;
- использование общей системы индексации (нумерации) документов;
- использование общих справочников (классификаторов системы);
- использование единых форм (шаблонов) документов
обеспечить в рамках единой базы данных регистрацию всех видов документов, хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме;
обеспечить оперативный поиск регистрационных карточек и документов как по тексту, так и по тематическому набору реквизитов;
обеспечить автоматизированный контроль прохождения документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения - отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременно информировать сотрудников и руководство о поступивших и создаваемых документах, исключить возможность потери документов;
обеспечить автоматизированный упреждающий контроль своевременного исполнения документов, поручений, писем и обращений граждан, обращений организаций, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документа.
обеспечить контроль движения документов (проектов документов) между различными органами исполнительной власти Тюменской области.
обеспечить получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения, хранящейся в системе.
выполнение делопроизводственных функций с использованием СЭД должно соответствовать требованиям нормативно-правовых и распорядительных документов по документированию и организации документационного обеспечения управления Российской Федерации и Тюменской области.
Использование системы электронного документооборота
3.1. Использование системы электронного документооборота обязательно на следующих участках делопроизводственной деятельности:
- Регистрация входящих документов
- вынесение резолюций и контроль исполнения по входящим документам
- подготовка и согласование исходящих документов
- Регистрация исходящих документов
- регистрация письменных обращений граждан
- контроль исполнения и ответа по письменным обращениям граждан
- организация личного приема граждан руководителями органов исполнительной власти и ответственными сотрудниками
- подготовка и согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.
3.2 Сотрудники, отвечающие за подготовку, согласование и регистрацию документов в рамках, определенных п.3.1 обязаны производить эти действия с использованием системы электронного документооборота
3.3 Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:
- настоящий регламент
- руководство пользователя системы DIRECTUM
- инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти
- приказы и распоряжения руководителей органов исполнительной власти и лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства
3.4 Сотрудники, отвечающие согласно своим должностным обязанностям за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1 го раза в 3 часа подключаться к системе для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.
Общие принципы работы с с электронными документами
4.1 Работа со всеми документами внутри органа исполнительной власти ведется преимущественно в электронном виде.
4.2. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с входящими документами допускается в случае отсутствия сканирующих устройств на местах регистрации.
4.3. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с документами (проектами документов), которые готовятся органом исполнительной власти в рамках документационных процессов, перечисленных в п. 3.1 не допускается.
4.4. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством ФР.
4.5. На работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.).
4.6. Контроль исполнений документов ведется с использованием Системы. В случае, если к заданию об исполнении документа не прикреплен электронный образ самого документа, то исполнитель должен получить документ для работы в бумажном виде, а через Систему отчитаться о его выполнении (нажатием кнопки «Выполнить»)
Правила работы в системе на отдельных участках делопроизводственной деятельности
Регистрация письменных обращений граждан.
Для регистрации обращения гражданина необходимо:
создать карточку обращения гражданина;
заполнить необходимые реквизиты;
сохранить карточку.
Таблица 1. Описание полей, содержащихся на вкладке «Основная» письменного обращения гражданина.
Наименование поля
|
Значение поля/Действие сотрудника
|
Ввод значения
|
*Регистрационный номер
|
До нажатия кнопки «Сохранить» заполняется словом АВТОНОМЕР, которое при сохранении автоматически заменяется регистрационным номером. Возможен ручной ввод и исправление значения.
|
Заполняется вручную
|
*Статус документа
|
Указывается статус документа.
|
Выбор из справочника
|
*Тип обращения
|
Указывается тип обращения
|
Выбор из справочника
|
*Дата
|
Указывается дата принятия письменного обращения
|
Выбор из календаря или ручной ввод
|
Повторность
|
Указывается признак повторности документа
|
Выбор из списка возможных значений
|
*ФИО Заявителя
|
Указывается фамилия, имя и отчество Заявителя.
|
Заполняется вручную
|
*Характер проблемы
|
Указывается признак характера проблемы
|
Выбор из списка возможных значений
|
Социальный статус
|
Указывается социальный статус Заявителя.
|
Выбор из справочника
|
Вид обращения
|
Указывается каким образом поступило обращение.
|
Выбор из справочника
|
Район
|
Район проживания Заявителя
|
Выбор из справочника
|
Поселок
|
Поселок, в котором проживает Заявитель
|
Выбор из справочника
|
Адрес
|
Адрес по которому проживает Заявитель
|
Заполняется вручную
|
Тип автора
|
Присвоить обращению статус «Личное» или «Коллективное»
|
Выбор из списка возможных значений
|
Ответственный
|
Определить ответственного сотрудника, которому обращение отправляется на рассмотрение.
|
Выбор из справочника
|
Шаблон содержания
|
При необходимости возможно осуществить выбор наиболее часто встречающегося содержания обращения
|
Выбор из справочника
|
*Содержание
|
Содержание обращения
|
Заполняется вручную
|
От кого поступил
|
Указать организации и социальные группы, от которых поступило обращение
|
Выбор из справочника
|
Вопросы
|
Указать основные вопросы обращения
|
Выбор из справочника
|
Шаблон примечания
|
При необходимости указывается наиболее часто встречающееся примечание
|
Выбор из справочника
|
Примечание
|
Поле для ввода дополнительной информации о документе.
|
Заполняется вручную
|
Рисунок 1. Пример заполнения вкладки «Основная» регистрационной карточки обращения гражданина.
Внесение резолюции по письменному обращению гражданина.
После вынесения руководителем резолюции по письменному обращению гражданина необходимо в соответствующей регистрационной карточке перейти на вкладку «Резолюция» и заполнить реквизиты.
Таблица 2. Описание полей, содержащихся на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.
Наименование поля
|
Значение поля/Действие сотрудника
|
Ввод значения
|
Автор резолюции
|
Автор резолюции
|
Выбор из справочника
|
Дата резолюции
|
Дата резолюции, указанная на бумажном документе
|
Выбор из календаря или ручной ввод
|
Шаблон резолюции
|
Выбор типовой резолюции для заполнения реквизита «Резолюция»
|
Выбор из справочника
|
Резолюция
|
Текстовое поле, в котором дублируется резолюция руководителя с бумажного документа
|
Ручной ввод
|
Таблица
|
Поручения конкретным сотрудникам в рамках резолюции или данных во исполнение резолюции. Как правило, первым указывается сотрудник, которому поручается сведение итогового документа.
|
См. таблицу 3
|
Направлено
|
|
Ручной ввод
|
Таблица 3. Описание полей, содержащихся в таблице на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.
Наименование поля
|
Значение поля/Действие сотрудника
|
Ввод значения
|
*№
|
Порядковый номер строки в таблице
|
Автоматически
|
Исполнитель
|
Сотрудник, которому даётся поручение
|
Выбор из справочника
|
Поручение
|
Текст поручения исполнителю
|
Ручной ввод
|
План. дата
|
Дата, к которой должно быть исполнено поручение
|
Выбор из календаря или ручной ввод
|
Факт. дата
|
Дата исполнения поручения
|
Выбор из календаря или ручной ввод
|
Отчёт
|
Текст отчёта исполнителя по поручению (если необходимо)
|
Ручной ввод
|
Рисунок 2. Пример заполнения вкладки «Резолюция» регистрационной карточки обращения гражданина.
|
